Unter Dokumenten-Management-System, abgekürzt DMS, versteht man ein System zur Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form. Dadurch sollen Umlauf und Archivierung von Akten und sonstige Papierdokumenten reduziert werden.
Dokumenten-Management-System - Anforderungen
Das Dokumenten-Management-System muss sowohl Dokumente unterschiedlicher Herkunft integrieren als auch Unternehmensressourcen verbinden sowie Geschäftsprozesse inerhalb der Workflows abbilden können.
Dokumenten-Management-System - Aufgaben
In erster Linie hat das Dokumenten-Management-System folgende Aufgaben zu erfüllen: Dokumente aller Art müssen bearbeitet werden können, zudem weitergeleitet und von mehreren Personen eingesehen werden können. Schließlich sind die Dokumente bzw. deren Versionen zu archivieren.
Dokumenten-Management-System - Vorteile
Ein gut funktionierendes Dokumenten-Management-System garantiert eine schnellere Bearbeitungszeit sowie eine Verbesserung der Koordination verschiedener Unternehmensbereiche. Medien aller Art können durch Suchfunktionen schneller gefunden werden, eine Zutrittskontrolle gewährleistet Datensicherheit. Schließlich bringt ein DMS auch eine enorme Platzersparnis durch die Speicherung auf Festplatten und anderen Speichermedien.
